TIETOSUOJASELOSTE

FC Asikkalan tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka FC Asikkala ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivujen yhteydessä. Seloste on laadittu 12.6.2024.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on FC Asikkala ry (jäljempänä ”Seura”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Seura vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

FC Asikkala ry
Y-tunnus: 2625351–6
Osoite: Myllytie 2, 17200 Vääksy
Sähköposti: fcasikkala@gmail.com

Yhteyshenkilö:

Niina Tukia
fcasikkala@gmail.com
050 371 9484

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme Seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä.

2. Rekisteröidyt

Rekistereissä käsitellään Seuran jäsenien ja sen entisten jäsenien, Seuran toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten. Henkilötietoja käsitellään Rekisteröidyn suostumuksen, sopimuksen taikka Seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.Henkilötietojen käsittely perustuu myös Seuran lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsensuhteen ylläpito ja jäsenpalvelujen toteuttaminen
• Harjoittelu- ja kilpailutoiminnan toteuttaminen
• Jäsenviestintä
• Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
• Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi
• Analysointi ja tilastointi
• Lakien noudattaminen
• Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.  

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

Keräämme rekistereihin Seuran toimintojen kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Lisäksi ylläpidämme henkilötietoja koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneista. Näissä voi olla tarve kerätä myös erityistietoja jäsenten allergioista, lääkkeistä ja sairauksista osallistujien turvallisuuden takaamiseksi.

Seura käsittelee Rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero);
• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus (Jäsensivut);
• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli;
• alaikäisten jäsenten huoltajan nimi ja yhteystiedot
• mahdolliset luvat ja suostumukset;
• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot;
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä Rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• tapahtumiin ja palveluiden (kuten koulutukset) käyttöön liittyvät tiedot;
• ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot;
• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus;
• seuran ja henkilön harjoittelu- ja kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella kerätyt tiedot, kuten Seuran toimesta Rekisteröidystä otetut kuvat;
• tietoja henkilöistä, joilla on palvelu- tai asiakassuhteen tai muun niihin verrattavissa olevan suhteen vuoksi asiallinen yhteys Seuran toimintoihin.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot on kerätty Seuran oman toiminnan kautta, toimintaan osallistuneiden oman ilmoituksen perusteella tai alaikäisen osalta huoltajan ilmoituksen perusteella.

Organisaatioiden toimihenkilöt ja seurojen henkilöt ovat ilmoittaneet tietonsa meille itse. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Julkishallinnon organisaatiot ovat itse ilmoittaneet tietonsa meille tai tiedot on haettu julkisilta www-sivuilta.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu kanssasi. 

Seura ei myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman lupaasi. Emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten kulukorvaustietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen taikka viranomaisen esittämän tietopyynnöntoteuttaminen;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• tapahtumajärjestäjille tapahtumailmoittautumisesi yhteydessä, mikäli se on tarpeellista osallistumisten hallinnoimiseksi (esimerkiksi turnaukset tai koulutukset);
• vakuutusyhtiöille, jäsenyytesi todentamiseksi Suomen Palloliiton jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten taikka tapahtumiin, webinaareihin, koulutuksiin ilmoittauduttaessa. Suostumus tietojenluovutukseen yhteistyökumppaneille pyydetään aina erikseen.
• rekisteriin tallennettuja Rekisteröityjä koskevia henkilötietoja voidaan heidän suostumuksellaan syöttää suoraan Suomen Palloliiton Pelipaikka -rekisteriin. Viennin tarkoituksena on urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröinti ja hallinnointi Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/;
• voimme luovuttaa tietoja myös tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti. 

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Noudatamme rekisterin käsittelyssä huolellisuutta ja suojaamme tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot asianmukaisesti.

Säilytämme rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot suojatuissa tiloissa. Tulostetuissa listauksissa Rekisteröidyn yksilöimiseen käytetään ensisijaisesti tämän nimeä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.

Kun rekisteritietoja säilytetään digitaalisesti, niiden laitteiston tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjänä huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se on tarpeellista (puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, yhdyshenkilö, jäsenrekisterin käyttäjä, valmentaja).

9.  Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Säilytämme henkilötietoja jäsensuhteen ajan. Säilytämme henkilötietoja tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen muun muassa noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä sekä vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

10.  Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai päivittämistä. Voit myös pyytää sinua koskevan henkilötiedon poistamista. Huomaathan, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi, pyyntösi tulee lähettää meille kirjallisesti. Valmistauduthan todistamaan pyydettäessä henkilöllisyytesi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen.

11.  Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme www.fcasikkala.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.